首先我們先來區分一下不符合性質的判別原則。

1、判別原則

嚴重不符合：

a) 系統性不合格，如記錄控制，質量部、銷售部、采購部等均控制混亂。

b)　區域性不合格，如質量部文件管理、不合格控制、檢驗試驗等控制混亂，整個部門主控要素均符合性差。

c)　造成嚴重質量后果沒有采取有效措施，如產品檢測誤判，造成批量不合格，直接損失很大，甚至造成客戶投訴。

一般不符合：

隨機的、孤立的、偶發的，易關閉的不合格。

2、不符合項分類

標準沒有規定開出的不符合報告一定要分類。通常為了便于管理，是分類的。要不要分類，如何分類，通常在內審程序文件中加以規定。

不符合項如何分類。要看您做什么審核。過程審核、產品審核和體系審核對不符合項的分類是不同的。通常對產品審核、過程審核可以按照該不符合后果嚴重性來判定；而對于體系審核，不是根據后果嚴重性來分類的。通常根據是否是系統性的不符合來判定的。如果是系統性不符合，就是嚴重不符合；不是系統性不符合，就是一般不符合。

3、系統性不符合

什么叫系統性不符合？就是標準有一條，或一款要求沒有得到落實。整個體系中沒有規定如何執行滿足標準要求的；就是主要不符合。

譬如，程序文件規定文件發放前要批準。您沒有規定如何做的，或者規定了，實際上沒有按照規定做。多處發現不符合，這就是嚴重不符合。如果有了規定，總的在執行，個別地方出了差錯，就是一般不符合。

4、糾正不符合

無論是嚴重不符合還是一般不符合，都有可能會給組織帶來嚴重的后果。在糾正措施上應當一視同仁，不應當有所不同，都必須完善體系。

嚴重不符合是系統不符合，往往需要管理者負責來完善體系，一般不符合有可能是某主管來采取糾正措施。

5、合理評判

當審核發現不符合，如果內審認為是嚴重不符合，必須由管理者出面才能解決，為了避免麻煩，就不開不符合報告，或者降低為觀察項，這是不應該的。

6、什么情況會被判為嚴重不符合項？

嚴重不符合：有下列情況之一的，即構成嚴重不符合：

a)　系統性失效或失控，某些關鍵過程發生量大面廣的不符合。如對大部分銷售合同未進行評審，一年內未做過內審等；

b)　區域性失效或失控，如某個場所、部門游離于體系以外，嚴重影響組織的體系運行有效。

c)　明知故犯，造成嚴重后果的。如產品經檢驗不合格，但未采取措施仍按合格品出廠。

d)　同一部門不符合同一條款的多個要素。

e)　多個部門不符合同一條款的某個要素。

f)　嚴重影響產品質量的問題沒及時解決。

7、什么情況會被判為一般不符合項？

一般不符合（輕微不符合）：有下列情況之一的，可定為一般不符合：

a) 個別的孤立的不符合項，未對產品質量造成明顯影響。

b)　文件偶然沒被遵守，后果不太嚴重。

c) 對系統不會產生重大影響的不符合。

8、什么情況會被判為觀察項？

觀察項：有下列情況之一的，可定為觀察項：

a)　已發生了問題或出現了潛在的苗頭，但尚未構成不符合，繼續發展有可能成為不符合，需要提醒的注意事項。

b)　事實已構成不符合項，但性質較輕微。

c)　可能不符合但是沒有發現客觀證據，這種情況可繼續追問，直到發現客觀證據，否則不能進行主觀的判定符合或者不符合。